Formularz CMS-1, Wniosek o zorganizowanie konferencji pojednawczej (Form CMS-1, Request for Conciliation Conference)

• Po przyjęciu przez Biuro Usług Pojednawczych i Mediacyjnych (Bureau of Conciliation and Mediation Services, BCMS) wniosku o przeprowadzenie konferencji pojednawczej, sprawa zostanie opatrzona numerem CMS, a wnioskodawca otrzyma w terminie 10 dni o otrzymania wniosku pismo ze stosownym potwierdzeniem. Biuro skontaktuje się również z sekcją, która wystawiła powiadomienie i poinformuje ją o zgłoszeniu sprzeciwu.
• Sekcja, która wystawiła powiadomienie, może skontaktować się z podatnikiem i podjąć próbę rozwiązania kwestii spornej przed konferencją. Jeżeli kwestii nie uda się rozwiązać na szczeblu sekcji, BCMS wyznaczy datę konferencji. Wnioskujący podatnik otrzyma pisemne powiadomienie na przynajmniej 30 dni przed wyznaczoną datą konferencji.
• W okresie procesu apelacji w dalszym ciągu będą naliczane kary oraz odsetki. Należną kwotę można zapłacić w dowolnej chwili, aby wstrzymać to naliczanie, podtrzymując jednocześnie wniesiony sprzeciw.
• Osoby niepełnosprawne, którym do wzięcia udziału w konferencji pojednawczej potrzebne będą określone udogodnienia, prosimy o kontakt telefoniczny z Biurem ds. Różnorodności Kulturowej i Akcji Afirmatywnej (Office of Diversity and Affirmative Action) pod numer 518-530-4650.

Udział w konferencji można wziąć osobiście lub wyznaczyć do tego pełnomocnika korzystając z formularza Pełnomocnictwo (Formularz POA-1). Pełnomocnikiem może być adwokat posiadający licencję na praktykowanie w stanie Nowy Jork, certyfikowany księgowy uprawniony do praktykowania w stanie Nowy Jork, księgowy zarejestrowany w Wydziale Edukacji Stanu Nowy Jork, zarejestrowany agent posiadający uprawnienia do udziału w postępowaniu przed Urzędem Skarbowym (Internal Revenue Service) lub pracownik korporacji, który nie jest członkiem jej zarządu. Inne osoby mogą zwrócić się do dyrektora BCMS z wnioskiem o wydanie specjalnego zezwolenia na reprezentowanie klienta.

• Należy przynieść ze sobą dokumenty oraz informacje (w tym rozliczenia podatkowe z podatku federalnego i stanowego), które w uznaniu podatnika pomogą wykazać błędne stanowisko departamentu. Prosimy zauważyć, że prowadzący konferencję nie miał okazji do zapoznania się z dokumentacją przekazaną departamentowi przez podatnika. 
• W przypadku naliczeń dotyczących małżeństwa, jeden ze współmałżonków może podczas konferencji reprezentować obie osoby. Osoby rozwiedzione, żyjące w separacji lub mieszkające osobno powinny wypełnić i podpisać pełnomocnictwo (formularz POA-1) upoważniający drugiego (lub byłego) współmałżonka do występowania w swoim imieniu.

Konferencję, zwykle trwającą do dwóch godzin, przeprowadzi niezawisła osoba. W konferencji weźmie udział przedstawiciel departamentu wyjaśniając stanowisko departamentu. Podatnik będzie miał okazję do zadawania pytań, wyjaśnień dotyczących własnego stanowiska w sprawie oraz złożenia potwierdzającej dokumentacji. 

Po podaniu wszystkich informacji i zaprezentowaniu materiału dowodowego, prowadzący konferencję podejmie próbę mediacji sporu. Jeżeli mediacja zakończy się niepowodzeniem, prowadzący konferencję wyda decyzję w sprawie. 

Po zakończeniu konferencji prowadzący konferencję prześle podatnikowi proponowane rozwiązanie w postaci formularza zgody:

• Jeżeli podatnik wyrazi zgodę na warunki, powinien podpisać i odesłać formularz w terminie 15 dni, aby zakończyć oficjalny proces apelacji. 
• Jeżeli podatnik nie wyrazi zgody, prowadzący konferencję wyda nakaz pojednawczy. Nakaz ten będzie wiążący w stosunku do podatnika i do departamentu, chyba że podatnik złoży petycję o przeprowadzenie rozprawy w Sekcji odwołań podatkowych.