Требования к ведению учета для продавцов, взимающих налог с продаж (Recordkeeping requirements for sales tax vendors)

Tax Bulletin ST-770-RUS (TB-ST-770-RUS)

Введение 

Если вы зарегистрированы в штате Нью-Йорк как плательщик налога с продаж, то вы являетесь уполномоченным лицом штата Нью-Йорк и на вас возложена обязанность по сбору с клиентов надлежащей суммы налога с продаж и по перечислению собранного налога согласно своевременно подданной декларации по налогу с продаж. 

Как зарегистрированный продавец, взимающий налог с продаж, вы обязаны исправно вести учет всех покупок и продаж. Подробные записи о ходе вашей предпринимательской деятельности помогут вам подготовить точную и полную декларацию по налогу с продаж. Кроме того, подробные записи нужны для подтверждения правильности ваших отчетов в случае аудиторской проверки. 

Хотя этот бюллетень не содержит исчерпывающего перечня документации, которую необходимо хранить, в нем представлен обзор этой документации и ссылки на дополнительные ресурсы, где изложены требования к ведению учета. 

Правила ведения учета 

В декларации по налогу с продаж должны быть указаны: 

• общая сумма продаж;
• налогооблагаемая сумма продаж;
• закупки компании, которые облагаются налогом, но налог не был уплачен продавцу;
• вычеты (при наличии);
• подлежащий уплате налог с продаж и налог на пользование для каждой территории;
• прочие подлежащие уплате особые налоги. 

При ведении учета необходимо соблюдать порядок и указывать даты всех операций. Вся учетная документация должна быть достаточно подробной, чтобы можно было однозначно определить налоговый статус каждой продажи и величину собранного и подлежащего уплате налога. В документах должен быть указан конкретный покупатель для каждой продажи, не облагаемой налогом, а также иметься ссылка на хранящееся у вас свидетельство об освобождении от уплаты налога для данной продажи либо для данного покупателя. Если при покупке вы предоставляете свидетельство об освобождении от уплаты налога с продаж, вы должны отразить такую покупку в учете и указать основания для освобождения от налогообложения. 

Виды учета 

Учет продаж 

В учете необходимо отражать каждую продажу, сумму продажи и соответствующий налог с продаж. Необходимо сохранять точные копии следующих документов: 

• товарный чек, счет, квитанция, договор, акт или товарная накладная;
• чек клиента, чек постояльца отеля, квитанция об оплате посещения (например, корешок билета), квитанция об уплате взноса;
• контрольная кассовая лента и иные оригиналы документов, подтверждающих продажу. 

Если покупателю не выдается письменное подтверждение продажи, необходимо вести подробный ежедневный учет всех денежных поступлений и продаж в кредит в книге приходов и расходов или аналогичном журнале учета. Если вы не уверены в том, как организовать такой учет, обратитесь к своему бухгалтеру. 

Если вы продаете и те товары и услуги, которые подлежат налогообложению, и те, которые освобождены от уплаты налога, то в счете или квитанции необходимо указать, какие именно товары и услуги облагаются налогом, а какие — нет. Например, контрольная кассовая лента должна фиксировать каждую продажу товара и информацию, достаточную для определения того, облагается ли этот товар налогом с продаж. В квитанции или счете для клиента всегда должен быть отдельно указан налог с продаж, подлежащий оплате. Более подробная информация приведена в налоговом бюллетене Налогооблагаемая выручка (Taxable receipt) (TB-ST-860). 

Если вы доставляете товар или оказываете услугу по иному адресу, нежели адрес вашей компании, необходимо сохранить документы, подтверждающие место доставки товара или оказания услуги. К моторным транспортным средствам, прицепам и определенным видам лодок применяются особые правила. Более подробная информация приведена в публикации 750 Справочник об уплате налога с продаж в штате Нью-Йорк (A Guide to Sales Tax in New York State). 

Учет покупок 

Учет необходим для установления налогового статуса всех покупок имущества или услуг. В учете следует отражать: 

• покупки, с которых взимается налог на уровне штата и/или на местном уровне;
• покупки для перепродажи (например, товары и материалы);
• покупки, освобожденные от уплаты налогов на уровне штата и/или на местном уровне по причинам, отличным от перепродажи. 

Документы о покупках должны служить обоснованием всех ваших расходов и себестоимости проданных товаров. Эти учетные документы также должны отражать логичную взаимосвязь между закупками вашей компании и ее продажами. 

Также необходимо хранить прочие ведомости или иные документы, которые, с учетом характера вашей предпринимательской деятельности, подтверждают, что вы собрали и перечислили верную сумму налога с продаж или налога на пользование. 

Электронные кассовые терминалы (Point-of-Sale, POS) 

Электронные кассовые терминалы используются для регистрации продажи товаров или услуг клиентам компании. Во многом электронные кассовые терминалы заменили традиционные кассовые аппараты. Если ваша компания использует электронные кассовые терминалы, вы обязаны соблюдать приведенные в этом разделе правила и требования. 

При использовании электронных кассовых терминалов все операции регистрируются в компьютерной системе. В системе записывается тип продаваемого товара или услуги, продажная цена и количество проданных единиц. Затем рассчитывается общая сумма к оплате с учетом налога и сумма сдачи. В системе должны фиксироваться все продажи и отслеживаться все операции. 

Учет продаж через электронные кассовые терминалы 

Все записи об операциях через электронные кассовые терминалы должны быть достаточно подробными, чтобы можно было однозначно определить необходимость уплаты налога для каждой продажи и величину собранного и подлежащего уплате налога. Для каждой продажи следует, в числе прочего, зафиксировать следующую информацию: 

• отдельные проданные товары;
• продажную цену;
• налог к уплате;
• номер счета;
• дату продажи;
• способ оплаты;
• номер электронного кассового терминала и номер операции в системе. 

Сводные отчеты должны быть составлены таким образом, чтобы можно было определить и по запросу предоставить первичную документацию, в том числе счета и ваучеры. 

Дополнительные ведомости и формы, связанные с подготовкой налоговой декларации, также следует заполнять и предоставлять по запросу. 

Учет покупок через электронные кассовые терминалы 

Для каждой покупки следует, в числе прочего, зафиксировать следующую информацию: 

• отдельные приобретенные товары;
• дату покупки;
• цену покупки;
• наименование продавца;
• номер счета;
• общую сумму счета;
• номер заказа;
• способ оплаты. 

Также следует поддерживать систему учета запасов и по запросу предоставлять к ней доступ. 

Дополнительные закупочные ведомости, формы и документы, связанные с другими бухгалтерскими книгами и записями, в том числе журналом учета покупок и главной книгой, также следует заполнять и предоставлять по запросу. 

Электронные записи считаются полными в том случае, если позволяют напрямую проследить связь квитанций, счетов и других первичных документов с записями в журналах и книгах, а также с декларациями компании-налогоплательщика. Если такая связь не прослеживается, система учета может быть признана не подходящей для детальной аудиторской проверки, что может потребовать применения иной методологии аудита (например, выборочного контроля). 

Внутренний контроль работы электронных кассовых терминалов 

Пользователи электронных кассовых терминалов должны вести внутренний учет в форме, пригодной для дальнейшей проверки, чтобы обеспечить точность и полноту операций, зарегистрированных в электронной системе. 

Учет должен позволять проследить любую операцию до ее первоисточника, а также ее вклад в общий итог. 

Контрольный журнал электронной системы, среди прочего, предусматривает наличие: 

• внутренних порядковых номеров операций;
• записей всех действий на электронном кассовом терминале;
• способов обоснования пробелов, отмены и иных несоответствий в последовательной нумерации. 

Контрольный журнал или функция регистрации операций должна быть активирована и находиться в рабочем состоянии в любое время, при этом должна фиксировать: 

• все без исключения операции, относящиеся к другим режимам работы системы, в том числе к режиму обучения;
• все без исключения изменения в настройках системы. 

Отсутствие активированного и работоспособного контрольного журнала или функции регистрации операций свидетельствует о недостаточном внутреннем контроле в электронной кассовой системе. 

По запросу должна быть предоставлена вся без исключения документация, описывающая автоматическую обработку данных в электронной кассовой системе. 

Как долго необходимо хранить эти документы? 

Все документы необходимо хранить не менее трех лет начиная с крайнего срока сдачи декларации, к которой относятся эти документы, либо со дня фактической сдачи декларации, если сдача состоялась позднее. По запросу вы должны предоставить эти документы Департаменту налогообложения (Tax Department). Департамент налогообложения может потребовать более длительного хранения документов, в том случае если они необходимы для аудиторской проверки, судебного разбирательства или иных процедур. 

Если вы используете электронную кассовую систему, но ее емкости не хватает для хранения записей за три года, вы должны обеспечить передачу, сохранение и доступность любых перемещенных данных из этой системы в форме,^[1] которая пригодна для компьютерного считывания и проверки. При смене электронной кассовой системы вы должны обеспечить передачу, сохранение и доступность данных из старой системы в форме, которая пригодна для компьютерного считывания и проверки. 

Ведение учета в электронном виде  

Если вы ведете учет в электронном виде, то ко всем записям, созданным и хранимым в электронном виде, применяются те же требования, что и к печатным документам. Электронные записи должны быть предоставлены Департаменту налогообложения в форме, пригодной для электронного считывания. См. Публикацию 132 Аудиторские проверки с использованием компьютерных технологий: руководство и процедуры для проверки уплаты налога с продаж (Computer-Assisted Audits — Guidelines and Procedures for Sales Tax Audits). 

В каких случаях учет признается ненадлежащим  

Ваши учетные документы могут быть признаны некорректными в том случае, если: 

• они не соответствуют товарным чекам;
• они не подтверждают, взимается ли по этим товарным чекам налог с продаж;
• в них не указана подробная информация о каждой конкретной операции (сводных отчетов и ежедневных кассовых Z-отчетов недостаточно);
• они не подтверждают налоговый статус ваших покупок;
• они не демонстрируют, что покупки вашей компании связаны с ее продажами;
• они не позволяют провести полноценную аудиторскую проверку;
• вы не предоставили эти документы аудитору;
• их формат не позволяет Департаменту налогообложения провести проверку;
• проверка вашей системы бухгалтерского учета выявила, что в ней не предусмотрены надлежащие процедуры внутреннего контроля, которые обеспечивают точность и полноту регистрации операций в журналах и ведомостях (например, отсутствуют счета или гостевые чеки либо отсутствует дата в квитанциях).

Последствия ненадлежащего учета 

Если ваши учетные документы были признаны некорректными, возможны следующие варианты: 

• проведение оценочного аудита для выявления возможных дополнительных сумм налога с продаж к уплате;
• выставление штрафа и пени при обнаружении дополнительных сумм налога с продаж к уплате;
• уголовное наказание, если будет обнаружено, что вы намеренно вели учет ненадлежащим образом;
• приостановление действия или отзыв Certificate of Authority (свидетельства о полномочиях). 

См. Публикацию 131 Ваши права и обязанности согласно закону «О налогообложении» (Your Rights and Obligations Under the Tax Law) и налоговый бюллетень Ответственность за нарушение положений о налоге с продаж и налоге на пользование (Sales and use tax penalties) (TB-ST-805). 

Дополнительные требования к ведению учета для определенных продавцов 

Дополнительные требования к ведению учета действуют в отношении следующих предпринимателей: 

• Розничные продуктовые магазины и другие заведения, принимающие продовольственные талоны. См. отчет TSB‑M‑87(12)S Освобождение от уплаты налога с продаж на отдельные продукты питания при оплате покупки продовольственными талонами (Exemption from Sales Tax on Purchases of Eligible Food with Food Stamps). 
• Организаторы шоу и развлекательных мероприятий. См. информацию на стр. 40 публикации 750 Справочник об уплате налога с продаж в штате Нью-Йорк (A Guide to Sales Tax in New York State). 
• Поставщики материалов. См. отчет TSB-M-99(2)S Поставщики материалов: перечисление налога после получения оплаты от заказчика (Materialmen — Pay When Paid) и форму ST-112 Ежегодное заявление поставщика материалов на перечисление налога с продаж после получения оплаты от заказчика (Annual Application for a Materialman to Remit Sales Tax Under the Pay-When-Paid Option). 
• Операторы крытых автостоянок на Манхэттене. См. Форму TP-832 Закрепление на постоянной основе специальных требований к операторам автостоянок*, расположенных в округе Нью-Йорк (Манхэттен) (Special Requirements for Parking Facility Operators* Located in New York County (Manhattan) Made Permanent).

Примечание. Налоговый бюллетень — это документ информационного характера, который служит общим руководством по интересующей налогоплательщиков теме и написан на упрощенном языке. Бюллетени верны на дату публикации. Однако налогоплательщикам следует помнить о том, что дальнейшие изменения в Tax Law (законе «О налогообложении») или его интерпретации могут повлиять на правильность налоговых бюллетеней. Изложенная в этом документе информация охватывает не все возможные ситуации и не подразумевает замену закона или изменение его смысла.

^[1]Пригодность для компьютерного считывания и проверки означает, что данные должны храниться в широко используемом формате, при этом не допускается хранение или отправка в Департамент налогообложения данных в формате, который считывается только собственным программным обеспечением компании.

Note: A Tax Bulletin is an informational document designed to provide general guidance in simplified language on a topic of interest to taxpayers. It is accurate as of the date issued. However, taxpayers should be aware that subsequent changes in the Tax Law or its interpretation may affect the accuracy of a Tax Bulletin. The information provided in this document does not cover every situation and is not intended to replace the law or change its meaning.