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Department of Taxation and Finance

판매세 납세 사업체에 대한 기록 유지 요건 (Recordkeeping Requirements for Sales Tax Vendors)

Tax Bulletin ST-770-KOR (TB-ST-770-KOR)

Printer-Friendly Version (PDF) Issue Date: Updated June 2, 2011

소개 

뉴욕 주의 판매세 납부자로 등록된 사업체는 뉴욕 주의 수탁자로서 적절한 판매세액을 고객으로부터 징수하여 시기적절하게 작성한 판매세 신고서와 함께 징수한 세액을 송금해야 할 의무를 갖습니다. 

등록된 판매세 납부 사업체로서 귀하에게는 발생한 모든 판매와 구매를 정확하게 기록해야 할 의무가 있습니다. 경영활동을 자세히 기록해두면 정확하고 완전한 판매세 신고서를 작성하는 데 도움이 됩니다. 자세한 기록은 귀하가 감사를 받을 때 귀하 신고서의 정확성을 입증하는 증거로도 사용됩니다

이 회보는 필수 기록 사항을 모두 나열하지는 않지만, 그러한 사항을 개략적으로 살펴보고 기록 의무에 대해 더 자세한 정보를 찾아볼 수 있도록 참고문헌을 제공합니다

기록 유지 규정 

판매세 신고서 제출 시 반드시 다음 정보를 포함해야 합니다. 

  • 총매출액
  • 과세가능 판매수익
  • 사업체가 판매자에게 세금을 지불하지 않고 구입한 과세 대상 구입 건
  • 세액 공제(있는 경우)
  • 각 사업지의 판매 및 사용세액
  • 기타 특별세액. 

모든 기록은 날짜를 포함해야 하며 잘 정리되어야 합니다. 기록은 각 판매 건의 과세 유형, 납부세액, 징수세액을 확인할 수 있도록 충분히 자세해야 합니다. 귀하는 기록을 통해 특정 구매자에 대한 비과세 판매 건과 해당 판매 또는 구매자에 대해 보관 중인 면제 확인서를 연결할 수 있어야 합니다. 귀하가 구매 시 면제 확인서를 발행한 경우에는 해당 구매 건에 대한 기록을 보관하고 비과세 용도의 사용을 입증할 수 있어야 합니다

필수 기록 사항 

판매 기록 

모든 판매 건과 건당 판매액 및 판매세액을 기록해야 합니다. 다음 각각에 대해서는 반드시 원본을 보관하고 있어야 합니다. 

  • 매출전표, 송장, 영수증, 계약서, 명세서 또는 기타 매매 제안서
  • 숙박객 청구서, 호텔 숙박객 청구서, 매표소 등에서 발행한 입장료 영수증, 회비 영수증
  • 금전등록기 테이프 및 기타 매매서류 원본. 

구매자에게 서면 서류가 제공되지 않는 경우, 귀하는 일지 또는 유사한 저널에 모든 현금 및 외상매출을 매일 자세히 기록해야 합니다. 이같은 작성 방법을 잘 모르는 경우, 담당 회계사에게 도움을 청하십시오

과세 및 비과세 상품 또는 서비스를 모두 판매하는 경우에는 송장 또는 영수증에 판매한 물품 중 어느 것이 판매세 대상이고 어느 것이 아닌지 명시해야 합니다. 예를 들어, 금전등록기 테이프는 판매한 각 물품의 판매세 대상 여부를 판단할 수 있도록 충분히 자세한 정보를 포함하고 있어야 합니다. 고객에게 제공하는 송장 또는 영수증에는 납부해야 하는 판매세액이 별도로 기술되 있어야 합니다. 더 자세한 정보는 세금 회보 과세 대상 수입 (Taxable Receipt) (TB-ST-860) 를 참고하여 주십시오. 

귀하의 사업장이 아닌 장소에 제품 또는 서비스를 제공한 경우, 해당 제공 행위가 발생한 장소를 입증하는 기록을 보관해야 합니다. 차량, 트레일러, 특정 보트에는 특별 규정이 적용됩니다. 더 자세한 정보는 간행물 750, 뉴욕 주 판매세 안내서(A Guide To Sales Tax In New York State)를 참고하여 주십시오. 

구매 기록 

모든 자산 또는 서비스 구매 건의 과세 유형을 입증할 수 있도록 기록을 작성 및 보관해야 합니다. 구매 기록은 다음과 관련된 기록을 포함해야 합니다

  • 주 및/또는 지방세 대상의 구매,
  • 재판매를 위한 구매(: 재고, 원자재),
  • 재판매 이외의 사유로 주 및/또는 지방세가 면제되는 구매

구매 기록은 모든 지출과 매출원가를 입증해야 합니다. 또한, 이 기록들은 사업체의 구매와 사업체의 판매 간 적절한 관련성을 보일 수 있어야 합니다

또한, 귀하는 사업 특성을 고려하여 적절한 판매 또는 사용세액을 징수 및 지급하였음을 입증하는 데 필요할 기타 기록 및 서류를 보관해야 합니다

매장(Point-of-Sale, POS) 시스템 

POS 시스템은 사업체 고객에 대한 판매 건을 기록하는데 사용됩니다. 많은 면에서 POS 시스템은 전통적인 금전등록기의 역할을 대신합니다. 귀하의 사업체가 POS 시스템을 사용하는 경우, 귀하는 이 장에서 설명되는 규정과 요건을 준수해야 합니다

POS 시스템을 사용하는 경우, 모든 매출과 거래는 컴퓨터 시스템을 통해 발생되어야 합니다. 해당 시스템은 귀하가 판매하는 물품과 판매가격, 판매량을 기록합니다. 그 다음 세액을 포함한 총계를 계산하고, 거스름돈을 계산해서 알려줍니다. 이 시스템은 모든 판매 및 거래 건을 기록해야 합니다

POS 시스템의 필수 매출 기록 

POS의 각 거래 기록은 각 판매 건의 과세 유형, 납부세액, 징수세액을 확인할 수 있도록 충분히 자세해야 합니다. 각 매출 거래에 요구되는 자세한 정보들로는 다음이 있습니다(그러나 이에 국한되지 않음). 

  • 개별 판매 품목(),
  • 판매가격,
  • 납부세액,
  • 송장번호,
  • 판매 날짜,
  • 결제 방법,
  • POS 단말기 번호와 POS 거래 번호

요약 문서는 토대가 되는 송장, 전표 등의 상세 문서를 식별해 요청 시 제공할 수 있도록 작성되어야 합니다

세금 신고서 작성과 관련된 모든 보완적 보고서 및 스케줄을 보관하고 요청 시 제출할 수 있어야 합니다. 

POS 시스템의 필수 구매 기록 

각 구매 거래에 요구되는 자세한 정보들로는 다음이 있습니다(그러나 이에 국한되지 않음). 

  • 개별 구매 품목(),
  • 구매 날짜,
  • 구매 가격,
  • 공급업체 이름,
  • 송장번호,
  • 총 송장금액,
  • 구매 주문번호,
  • 결제 방법. 

관련된 모든 재고 시스템도 유지하고, 요청 시 제공 가능해야 합니다

구매 일지, 총계정원장과 같은 다른 장부, 기록과 대조할 수 있도록 보완적인 구매 보고서, 스케줄 또는 서류들도 보관하고, 요청 시 제공 가능해야 합니다

완전한 것으로 간주되려면 전자 기록이 영수증, 송장, 기타 원문서들을 장부 및 기록 그리고 납세자 신고서의 항목들과 직접 대조할 수 있어야 합니다. 이와 같은 대조가 불가능한 경우, 기록들은 전부감사에 부적절하다고 간주되어 다른 감사 방식(샘플링 등)이 사용될 수 있습니다

POS 시스템 내부 통제 

POS 시스템의 사용자들은 감사 가능한 내부 통제를 유지하여 POS 시스템에 기록되는 거래의 정확성과 완전성을 보장해야 합니다

기록을 통해 모든 거래를 원문서 또는 집계 결과와 대조할 수 있어야 합니다. 

감사 추적 상세정보는 다음이 포함되지만 이에 국한되지 않습니다. 

  • 내부 거래일련번호
  • 모든 POS 단말기 작동에 대한 기록
  • 일련번호와 관련한 공백, 취소 또는 기타 불일치 처리 절차

POS 감사 추적 또는 기록 기능은 항상 활성화 상태로 작동되어야 하며, 다음의 사항을 반드시 기록해야 합니다

  • 이용 가능한 다른 시스템 작동 모드(트레이닝 모드 등)와 관련된 모든 활동
  • 시스템 설정상의 모든 변경. 

이와 같은 기능을 수행하도록 POS 감사 추적 또는 기록 기능의 활성화를 유지하지 못하는 것은 POS 시스템 내부 통제 부재를 보여주는 것입니다

요청 시 POS 시스템의 자동화된 데이터 처리를 나타내는 모든 기록을 제공할 수 있어야 합니다

기록을 얼마 동안 유지해야 합니까? 

모든 기록은 해당 기록과 관련된 신고 기한 또는 신고서의 제출 날짜(신고 기한보다 늦은 경우)로부터 최소 3년간 보관해야 합니다. 조세부(Tax Department)가 요청하는 경우 이 기록들을 제공할 수 있어야 합니다. 조세부는 기록이 감사, 법정 소송 사건 또는 기타 법적 절차 등의 대상인 경우 더 장기간 동안 보관하도록 요구할 수 있습니다

POS 시스템을 사용하고 있으나 시스템에 3년의 보관 기간을 준수하기에 충분한 저장 공간이 없을 때는 POS 시스템에서 제거된 모든 데이터를 기계 판독 및 감사를 할 수 있는 형태로[1] 이전, 보관하여 이용 가능할 수 있어야 합니다. POS 시스템이 변경되는 경우에도 이전 시스템의 데이터를 기계 판독 및 감사 할 수 있는 형태로 이전, 보관하여 이용 가능할 수 있어야 합니다

기록의 전자적 보관  

기록을 전자적 형식으로 보관하더라도 서면 기록에 요구되는 모든 사항이 전자적 방식으로 생성 및 보관되는 기록에 적용됩니다. 전자적 형식으로 보관되는 기록들은 조세부가 전자적으로 읽을 수 있는 형식으로 제공되어야 합니다. 간행물 132, 컴퓨터를 통한 감사 — 판매세 감사를 위한 가이드라인 및 절차(Computer-Assisted Audits — Guidelines and Procedures for Sales Tax Audits)를 참고하여 주십시오. 

기록이 부적절하다고 간주되는 경우  

다음의 경우에 귀하의 기록은 부적절하다고 간주될 수 있습니다. 

  • 판매 영수증을 확인할 수 없는 경우,
  • 판매 영수증의 판매세 대상 여부를 확인할 수 없는 경우,
  • 개별 거래에 대한 상세정보를 제공하지 않는 경우(요약 보고서와 일일 요약 정보 또는 "Z" 테이프는 충분하지 못합니다),
  • 구매 건의 과세 유형을 확인할 수 없는 경우,
  • 사업체의 구매와 사업체의 판매 간 관련성을 입증하지 못하는 경우,
  • 해당 기록들을 사용하여 전부감사를 시행할 수 없는 경우,
  • 회계 감사관에게 기록을 제공할 수 없는 경우,
  • 조세부에서 감사할 수 있는 형태가 아닌 경우,
  • 회계 시스템의 평가 결과, 해당 시스템이 장부 및 기록상 거래의 정확성과 완전성을 보장하는 적절한 내부 통제 절차를 제공하지 않음이 밝혀질 때(: 일련번호가 부여된 송장 또는 숙박객 청구서가 없는 경우, 영수증에 날짜가 기록외지 않은 경우 등). 

부적절한 기록의 결과 

기록이 부적절하다고 간주되는 경우에는 

  • 추정 감사 방법론을 통해 추가로 납부해야 하는 세금이 있는지 조사가 진행될 수 있습니다.
  • 추가 세금을 납부해야 하는 경우, 가산세와 이자를 지불해야 할 수 있습니다.
  • 고의적으로 적절한 기록을 유지하지 않은 경우에는 형사 처벌을 받을 수 있습니다.
  • Certificate of Authority (판매세 징수 허가증)이 유예되거나 취소될 수 있습니다. 

간행물 131, Your Rights and Obligations Under the Tax Law(세법 하에서 귀하의 권리와 의무), 세금 회보 판매 및 사용세의 가산세(Sales and Use Tax Penalties)(TB-ST-805)를 참고하여 주십시오. 

특정 사업체에 요구되는 추가적 기록 유지 

다음 산업군에 속한 사업체들에는 추가적인 기록 유지가 요구됩니다. 

  • 푸드 스탬프를 수령하는 식료품 소매점 및 기타 시설. TSB‑M‑87(12)S, 푸드 스탬프를 통한 적격 음식 구매 시의 판매세 면제(Exemption from Sales Tax on Purchases of Eligible Food with Food Stamps)를 참고하여 주십시오. 
  • 쇼 및 엔터테인먼트 기획자. 더 자세한 정보는 간행물 750, 뉴욕 주 판매세 안내서(A Guide To Sales Tax In New York State)의 40페이지부터 시작되는 정보를 참고하여 주십시오
  • 재료공급자. TSB-M-99(2)S, Materialmen - Pay When Paid(재료공급자 - 수령 뒤 지급) 양식 ST-112, 수령 뒤 지급 옵션 하의 판매세 납부를 위한 재료공급자용 연례 신청서(Annual Application for a Materialman to Remit Sales Tax Under the Pay-When-Paid Option)를 참고하여 주십시오. 
  • 맨해튼의 주차장 운영자. 양식 TP-832, 뉴욕 카운티(맨해튼)의 상설 주차장 운영자*에 대한 특별 요건(Special Requirements for Parking Facility Operators* Located in New York County (Manhattan) Made Permanent)를 참고하여 주십시오. 

 

참고: 세금 회보는 납세자분들이 관심을 두는 문제에 대해 일반적인 정보를 쉽게 제공해드리고자 작성된 문서입니다. 해당 문서들은 발행된 날짜 현재 정확한 정보를 수록하고 있습니다. 그러나 납세자들께서는 향후 세금 회보의 정확성에 영향을 미칠 수 있는 Tax Law (세법) 또는 해당 법 해석싱의 변경이 발생할 수 있음을 유의하여 주십시오. 이 문서에 수록된 정보는 모든 상황을 아우르는 것이 아니며, 관련 법을 대체하거나 그 의미를 변경하고자 작성된 것이 아닙니다.


1기계 판독 및 감사를 할 수 있는 형태란 데이터를 통용되는 형식으로 보관하고, 독점적 소프트웨어에서만 읽을 수 있는 형식으로 저장하거나 부서에 제출해서는 안 됨을 의미합니다.

Note: A Tax Bulletin is an informational document designed to provide general guidance in simplified language on a topic of interest to taxpayers. It is accurate as of the date issued. However, taxpayers should be aware that subsequent changes in the Tax Law or its interpretation may affect the accuracy of a Tax Bulletin. The information provided in this document does not cover every situation and is not intended to replace the law or change its meaning.

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