營業稅廠商的記錄保存規定 (Recordkeeping Requirements for Sales Tax Vendors)
Tax Bulletin ST-770-CHI (TB-ST-770-CHI)
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Issue Date: Updated June 2, 2011
簡介
如果貴公司進行紐約州營業稅登記，貴公司將是紐約州的受託人，而且貴公司有責任向客戶收取金額正確的營業稅，並在適時申報營業稅繳交所收取的稅額。
貴公司是完成登記的營業稅廠商，需要準確記錄所有銷售和採購。保留詳細業務記錄有助於準備正確完整的營業稅報稅表。詳細的記錄也將做為受稽核時證明確實報稅的證明文件。
此公告未全部列舉貴公司必須保留的記錄，僅概略說明這些記錄並提供記錄保存規定的其他資源參考。
記錄保存規則
申報營業稅時，報稅表必須顯示：
- 總營業額、
- 應稅營業額、
- 需納稅的業務未將稅繳納給賣方的採購、
- 扣抵 (如果有)、
- 應繳的當地營業稅及使用稅，以及
- 其他任何應繳的特別稅。
所有記錄都必須註明日期並整理妥善後保存。記錄必須足夠詳細，在不需要參考其他文件的情況下即可判定每筆銷售的應稅狀態，以及應繳稅額和已收取的稅額。貴公司必須能夠透過記錄依據銷售或買方的憑證，將免稅營業額關聯到具體買方。如果在採購時給出免稅憑證，貴公司必須記錄該筆採購並能夠證明免稅用途。
需要保存的記錄
銷售記錄
必須保存每筆銷售、銷售金額和營業稅的記錄。必須保留下列正本：
- 銷貨單、發票、收據、合約、報表或其他銷售備忘錄；
- 顧客帳單、旅館顧客帳單、票根之類的入場收據、繳費收據；以及
- 收銀機紙帶，以及其他任何銷售文件正本。
如果並未將任何書面文件提供給買方，貴公司必須在日記簿或類似的日記帳中詳細記錄每天所有的現金銷售和賒售。如果不確定如何處理，請詢問貴公司會計。
如果銷售應稅和免稅商品或服務，貴公司必須在發票或收據上註明銷售的品項哪些適用營業稅而哪些不適用。例如，收銀機紙帶必須非常詳細地列出每個售出的品項，以判定該品項是否適用營業稅。貴公司提供給客戶的發票或收據上必須單獨註明應繳營業稅額。如需詳細資訊，請參閱稅務公告：應稅收入 (Taxable Receipt) (TB-ST-860)。
如果將產品或服務交付到貴公司營業地點以外的地點，則還必須保存交付地點的記錄。對於車輛、拖車和某些船隻有特別規定。如需詳細資訊，請參閱出版品 750：紐約州營業稅指南 (A Guide to Sales Tax in New York State)。
採購記錄
記錄的保持方式必須能夠呈現所有財產或服務購買的應稅狀態。採購記錄應包含下列相關記錄：
- 適用州稅及/或地方稅的採購、
- 用於轉售的採購 (例如庫存及原料)，以及
- 因轉售以外其他因素免徵州稅及/或地方稅的採購。
採購記錄必須證實所有費用以及所售商品的開銷。這些記錄也應顯示業務採購與業務銷售之間有合理的關係。
貴公司還應保存基於業務性質，證明收取和支付適當銷售稅或使用稅應繳金額所需的其他任何記錄或文件。
銷售點 (Point-of-Sale，POS) 系統
POS 系統用來記錄公司客戶的銷售。在許多方面，POS 系統取代了傳統的收銀機。如果貴公司使用 POS 系統，則必須遵循本節所述的規則和規定。
使用 POS 系統時，所有銷售和交易均透過電腦系統進行。系統將記錄銷售的品項、價格和數量。系統接下來將計算含稅的應付金額，包括找零。系統應記錄每筆銷售並追蹤所有交易。
需要保存的 POS 系統銷售記錄
每筆 POS 交易記錄必須足夠詳細，在不需要參考其他文件的情況下即可判定每筆銷售的可課稅性，以及應繳稅額和已收取的稅額。每筆銷售交易所需的詳細資訊包括但不限於：
- 銷售的單個品項、
- 售價、
- 應繳稅額、
- 發票號碼、
- 銷售日期、
- 付款方式，以及
- POS 終端機號碼和 POS 交易號碼。
摘要文件應設計成可找出發票和憑據等基礎詳細資訊的格式，並且可透過請求調閱。
與準備報稅表有關的任何其他報告和細目表均必須保存，並且可透過請求調閱。
需要保存的 POS 系統採購記錄
每筆採購交易所需的詳細資訊包括但不限於：
- 採購的單個品項、
- 採購日期、
- 採購價格、
- 廠商名稱、
- 發票號碼、
- 發票總金額、
- 採購單號碼，以及
- 付款方式。
任何相關的庫存系統必須保存，並且可透過請求調閱。
協調其他簿冊和記錄的任何其他購買報告、細目表或文件 (例如採購日記帳或總帳) 均必須保存，並且可透過請求調閱。
電子記錄必須允許以簿冊和記錄中以及納稅人報稅表上的條目直接協調收據、發票和其他來源文件，方可被視為完整。如果無法進行此協調，記錄可能被視為不齊全而無法進行詳細的稽核，不過可使用其他稽核方法 (例如取樣)。
POS 系統內部控制
POS 系統的使用者必須維持可稽核的內部控制，以確保 POS 系統中記錄的交易準確完整。
記錄必須可用來回溯任何交易的源頭或展望最終總金額。
稽核追蹤詳細資料包括但不限於：
- 內部序列交易號碼、
- 所有 POS 終端機活動的記錄，以及
- 釐清序列編號無效、取消或其他差異的程序。
POS 稽核追蹤或記錄功能必須啟動並且持續保持運作，該功能必須記錄：
- 與系統中可用的其他運作模式有關的任何及所有活動，例如訓練模式；以及
- 系統設定的任何及所有變更。
若未能啟動 POS 稽核追蹤或記錄功能並執行這些功能，表示缺乏 POS 系統內部控制。
說明 POS 系統的自動資料處理的任何及所有說明文件必須可透過請求提供。
這些資料必須保留多久？
貴公司必須保留所有記錄至少三年，從與這些記錄有關的報稅截止日期或申報之日起算，以日期較近者為準。如果稅務機關提出要求，則貴公司必須提供相關記錄。稅務機關可要求貴公司保留記錄更長時間，例如當記錄是稽核、訴訟案件或其他訴訟的主題時。
如果貴公司使用 POS 系統但系統的儲存功能不符合 3 年保留期規定，則貴公司必須以機器可判讀且可稽核的格式 1 傳輸、保留和提供已從 POS 系統中刪除的任何資料。如果貴公司變更 POS 系統，則必須確保以機器可判讀且可稽核的格式傳輸、保留和提供舊系統中的資料。
以電子方式保留記錄
如果貴公司以電子格式保留記錄，書面記錄的所有規定也將適用於以電子方式建立和儲存的記錄。以電子格式保留的記錄必須以能夠電子方式讀取的格式提供給稅務機關。請參閱出版品 132：電腦輔助稽核 - 營業稅稽核指引與程序 (Computer-Assisted Audits - Guidelines and Procedures for Sales Tax Audits)。
當記錄被認定不齊全時
記錄可能被認定不齊全的情況如下：
- 記錄並未確認銷售收據，
- 記錄並未確認這些收據是否適用營業稅，
- 記錄並未提供每筆交易的詳細資料 (摘要報告及每日摘要 (也稱為「Z」報告) 不完備)，
- 記錄並未確認採購的應稅狀態，
- 記錄並未顯示與業務銷售有關的業務採購，
- 無法使用這些記錄進行完整的稽核，
- 貴公司未將記錄提供給稽核員，
- 記錄並非採用稅務機關能夠稽核的格式，或
- 貴公司會計系統的評估顯示，系統未提供充分的內部控制程序來確保簿冊和記錄中所記錄交易的準確性和完整性，例如，發票或顧客帳單沒有依序編號，或收據未註明日期。
記錄不齊全的後果
如果記錄被認定為不齊全，後果可能為：
- 需要透過評估的稽核方法判定其他任何應繳稅，
- 如果發現有其他應繳稅，將遭處以罰金並追繳利息，
- 如果故意不妥善保存記錄，將遭受刑事處罰，以及
- Certificate of Authority (授權許可證) 將遭吊扣或吊銷。
請參閱出版品 131：稅法權利與義務 (Your Rights and Obligations Under the Tax Law)，以及稅務公告：營業稅及使用稅罰則 (Sales and Use Tax Penalties) (TB-ST-805)。
特定廠商的其他記錄保存規定
下列行業的廠商適用額外的記錄保存規定：
- 接受糧食券的零售食品商店及其他公司。請參閱 TSB‑M‑87(12)S：以糧食券購買合格食品免課徵營業稅 (Exemption from Sales Tax on Purchases of Eligible Food with Food Stamps)。
- 表演或娛樂活動主辦方。請參閱出版品 750：紐約州營業稅指南 (A Guide to Sales Tax in New York State)，閱讀從第 40 頁開始的資訊。
- 原料商。請參閱 TSB-M-99(2)S：原料商 - 取得撥款時支付 (Materialmen — Pay When Paid)，以及表單 ST-112：採用撥款時支付選項每年申請原料商繳交營業稅 (Annual Application for a Materialman to Remit Sales Tax Under the Pay-When-Paid Option)。
- 曼哈頓的停車車庫經營者。請參閱表單 TP-832：針對紐約郡 (曼哈頓) 停車設施經營者* 的特別規定成為正式規定 (Special Requirements for Parking Facility Operators* Located in New York County (Manhattan) Made Permanent)。
注意：稅務公告是以淺顯用語向納稅人提供相關主題一般指引的資訊文件。稅務公告的內容在發佈之日準確無誤。然而納稅人應當理解，稅法內容及其釋義後續如有任何變動，皆有可能影響稅務公告的準確性。此文件提供的資訊不涵蓋所有情況，亦不能取代法律或改變法律釋義。
1機器可判讀且可稽核的格式表示資料應以常用格式儲存，而非以專屬軟體可讀取的格式儲存於稅務機關或向稅務機關呈現。
